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Documenta proyecta un ahorro mínimo cercano al 10% en los costos por proyecto de cada empresa, a través de la administración inteligente de sus documentos asociados a recursos humanos, maquinaria y vehículos.
Martes 14 de Febrero de 2017.- Los bajos valores sobre los cuales se tasa el cobre en la actualidad, sumado a la disminución de las leyes de mineral, junto con manejos que no se han actualizado al ritmo de los tiempos, han terminado por generar pérdidas y menores ingresos por producción en las empresas mineras presentes en nuestro país. Con eso, todo avance en la eficiencia es bien visto. Ahí entra Documenta, emprendimiento chileno –respaldado por Corfo- el que fue diseñado con el objeto de permitir sustanciales ahorros de costos mediante la administración inteligente de documentos asociados a recursos humanos, vehículos y maquinaria.
EL CONTEXTO
A este escenario general, se suman otros problemas para las empresas presentes en el negocio de la minería en Chile: la legislación laboral, las normativas legales de funcionamiento y los requerimientos de los mandantes. En este sentido, de acuerdo a mediciones internas de cada empresa, se mantienen entre decenas a cientos de documentos por cada recurso presente al interior de las organizaciones, archivos que pueden afectar la continuidad operacional de la organización trayendo como consecuencia, multas y un aumento en los costos de ejecución de los proyectos.
Un ejemplo de lo anterior es la proyección de 20 documentos promedio por cada trabajador, con organizaciones como Codelco, Escondida, AngloAmerican o SQM, que cuentan con alrededor de 1.000 trabajadores promedio; el total de documentos sólo en recursos humanos se eleva por los 20 mil archivos. Cada uno de ellos tiene un flujo y un orden, que requieren que estén ordenados por su vigencia y disponibles en todo momento.
QUÉ HACE DOCUMENTA
Acá es donde aparece Documenta, plataforma (software de servicio en una nube) de administración inteligente de documentos –apoyada por Corfo O’Higgins y el Gobierno Regional a través de un Programa Regional de Apoyo al Emprendimiento (PRAE) a través de su programa Semilla Regional- que apunta a controlar todos los documentos relacionados con recursos como trabajadores, vehículos y maquinarias de las empresas.
Documenta acelera y mejora el proceso de acreditación de la documentación (permitiendo a las empresas ver en tiempo real la salud de sus documentos); reduce costos y multas por parte de mandantes y/o legislación laboral (al estar enviando constantemente avisos a los encargados); disminuye la cantidad de trabajadores con documentación vencida; junto con facilitar el acceso y trazabilidad (es decir, identificar dónde está) de la documentación de cada trabajador.
Con esto, se disminuye la cantidad de trabajadores quienes no pueden ingresar a las faenas porque sus documentos no estén al día, por lo que contribuye a aumentar la eficiencia y productividad de las jornadas de trabajo y de las empresas colaboradoras. Además, al mantener el orden de los diferentes documentos, se puede acceder a un proceso de movilidad más eficiente en la organización, permitiendo conocer en tiempo real si el personal se encuentra disponible para trabajar en un proyecto en particular.
Con esto, Documenta proyecta un ahorro anual de 10% promedio para la organización que emplee la plataforma al finalizar el primer año, porcentaje que puede aumentar al continuar operando la herramienta en el tiempo.
CÓMO SE IMPLEMENTA
Del momento en que se solicita la implementación de Documenta, un equipo de la plataforma desarrolla un proceso de implementación y capacitación a los usuarios de la herramienta. Esto va de la mano con una disponibilidad 24 horas, 7 días a la semana de los profesionales detrás del desarrollo, lo que permite un monitoreo eficiente del uso del sistema.
Además, cabe destacar que por ser un desarrollo 100% chileno, el sistema puede ser customizado o preparado específicamente para el cliente (empresa) particular, con las alarmas, atajos y respuestas a la expiración de documentos que necesita cada organización.
Este emprendimiento fue creado por Manuel Reyes Cano, Marcelo Ampuero y Rafael Fuentes Candia, quienes sostienen que “las empresas que utilicen Documenta podrán no solo ahorrar dinero, también actualizarán su forma de trabajar, dejando atrás el burocrático tiempo del papel y libros físicos a la simpleza y eficacia que entrega un software que con tan sólo ingresar un par de datos entregará toda la información requerida por directores, jefes, o administrativos”.
AL MOMENTO
Por el momento, el proyecto cuenta con el respaldo de Corfo O’Higgins y el Gobierno Regional a través de un Programa Regional de Apoyo al Emprendimiento (PRAE) y la UK Trade & Investment, y se encuentra implementado en la empresa Poch con altas proyecciones de seguir sumando nuevos clientes y nuevos mercados como Perú, México y el Reino Unido. En este sentido, el equipo desarrollador de Documenta espera llegar a 100 empresas o subcontratistas del rubro minero entre el año 2017 y 2018. Para más información puedes visitar www.documenta.cloud.
Documenta
